Vrijwilligers

In het kader van een gezond, doordacht vrijwilligersbeleid is het cruciaal om als vereniging een duidelijk verhaal te hebben. Wat willen jullie binnen een paar jaar bereiken? En kun je uitleggen waaróm dat zo belangrijk is? Als dat helder is wordt het voor een potentiële vrijwilliger ook duidelijk waar hij of zij een steentje aan kan bijdragen. Geef een (groep) vrijwilliger(s) binnen de geschetste kaders de ruimte! Heldere afspraken zijn belangrijk, maar het uiten van vertrouwen ook.

Vaak denken bestuurders in een wervingsproces heel taakgericht: wat is de vacature, wat moet er gebeuren en wie gaan we daarvoor strikken? Het kan echter verfrissend werken om wat mensgerichter te werk te gaan. Breng bijvoorbeeld eens in kaart welke expertise binnen de club aanwezig is. Waar werken leden? Welke hobby’s hebben ze? Bij welke andere (sport)verenigingen hebben ze vrijwilligerswerk gedaan? Dat kun je helder krijgen via een jaarlijkse enquête of een LinkedIn-groep, maar natuurlijk ook door aan de bar of tijdens activiteiten met leden te praten. Als je mensen vraagt om iets te doen waar ze goed in zijn of waar ze lol in hebben, dan zijn ze sneller geneigd om ja te zeggen. Laat iemand met een marketingachtergrond eens naar de website kijken, vraag een timmerman om het clubhuis te onderhouden, laat iemand die ergens anders al penningmeester is geweest eens meedenken over jullie financiën of benader een projectleider om een toernooi te organiseren.

Denk als bestuur goed na over de ideale situatie om een potentiële vrijwilliger te benaderen. Krijg je veel reacties op een oproep in het clubblad of de nieuwsbrief? Vaak voelen leden zich niet persoonlijk aangesproken en reageren ze niet, terwijl ze misschien wel interesse hebben. Vraag iemand dus persoonlijk en face-to-face! Zo voelen leden zich vereerd en serieus genomen. Start het gesprek bovendien via iemand die bekend is binnen de club, die zelf al actief is als vrijwilliger (eventueel binnen dezelfde commissie) of die de beoogde vrijwilliger goed kent. Bedenk van tevoren wat de grootste kans is op succes! Houd daarbij ook rekening met plaats, tijd, privésituatie, gemoedstoestand, etcetera.

Realiseer je dat mensen uiteenlopende drijfveren kunnen hebben om iets voor de club te doen. Een vrijwilligersfunctie kan iemand de kans bieden om iets binnen de club te verbeteren of veranderen, maar iemand kan er ook iets specifieks door leren óf de mogelijkheid krijgen om anderen iets te leren. Jonge leden zijn vaak gevoelig voor de koppeling met hun CV, studie en/of (toekomstige) baan. Bedenk hoe zij vrijwilligerswerk voor hun CV kunnen benutten of hoe ze hun studie- of werkervaring in de verenigingscontext kunnen toepassen.

Vaak vinden mensen het lastig in te schatten wat een vrijwilligersfunctie inhoudt of hoe het er in een commissie of bestuur aan toe gaat. Geef iemand dus de tijd om te wennen aan een vrijwilligerstaak. Dat kan bijvoorbeeld via een stageperiode; zo motiveer je leden om laagdrempelig kennis te maken met een commissie of bestuursfunctie naar keuze, zonder er meteen voor jaren aan vast te zitten. Geef iemand bovendien niet direct een berg aan verantwoordelijkheden, maar verlaag de drempel door te beginnen met een kleine, afgebakende taak. Je kunt er ook voor kiezen vrijwilligers maximaal een jaar dezelfde taak te laten doen. Dit zorgt ervoor dat vrijwilligers niet het gevoel hebben zich voor onbepaalde tijd aan een taak (en dus een verantwoordelijkheid!) te verbinden. Daarnaast raken op deze manier meer mensen sneller bij de vereniging betrokken.

Een vrijwilliger werven is één, maar een vrijwilliger behouden is twee. Waardering uiten is daarin essentieel; actieve leden stellen een bedankje of schouderklopje erg op prijs. Denk dus goed na hoe je vrijwilligers in het zonnetje kunt zetten. Je kunt ze korting geven op een activiteit of opleiding, maar je kunt natuurlijk ook een cadeautje uitdelen, een etentje of BBQ organiseren of vrijwilligers interviewen in het clubblad of op Facebook. Ook kun je ervoor kiezen om vrijwilligers elkaar een wisselbeker te laten uitreiken; dat kan zelfs een mooie stimulans zijn om naar de ALV te komen! Bedank vrijwilligers in ieder geval persoonlijk en oprecht. Geen schouderklopje is er één te veel!

Clubs waar het goed gaat hebben vaak een hoog percentage vrijwilligers. Doe dus niet alles zelf als bestuur, maar probeer zaken bewust uit te besteden aan andere leden – ook als dat misschien minder snel, minder goed of op een andere manier gaat dan je gewend bent. Dat betekent niet dat je alles maar klakkeloos hoeft te laten gebeuren: spreek vrijwilligers gerust aan op afspraken, gedrag en resultaten. Laat daarnaast zien dat je als bestuur open staat voor ideeën, ook als die al talloze keren door voorgangers zijn geopperd.

Kan iemand anders het werk van een vrijwilliger makkelijk overnemen? Draaiboeken, checklists en een gedeelde digitale opslag van documenten kunnen daarbij goed helpen. Als dit goed geregeld is voelen vrijwilligers minder druk en doen ze hun taken met meer plezier!

Vaak zorgt het bestuur voor het werven van nieuwe vrijwilligers, maar je kunt er ook voor kiezen dit via de huidige actieve leden te spelen. Hun enthousiasme en open houding kan immers erg aanstekelijk werken! Als zij uitstralen ‘doe mee’ in plaats van ‘dit is míjn ding’ en als ze nieuwe leden actief vragen om een steentje bij te dragen, is de stap naar kennismaking met een bepaalde commissie niet groot meer.

Zorg dat alle ‘typen’ leden (jong, oud, beginnende duiker, ervaren duiker, man, vrouw, iemand die pas net lid is, iemand die al járenlang lid is, etc) in de groep vrijwilligers zijn vertegenwoordigd. Meer diversiteit in het bestuur en commissies zorgt voor meer zicht op de wensen van leden, meer draagvlak voor ideeën/activiteiten en dus meer betrokkenheid.