Communicatie is een containerbegrip; je kunt er zó veel onder verstaan! Toch is het erg belangrijk om binnen je vereniging goed over communicatie na te denken.
Ieder medium heeft andere eigenschappen, en iedere eigenschap wekt bepaalde verwachtingen op bij leden. Een WhatsApp-bericht vraagt om een snelle reactie, en in iets minder mate geldt dat ook voor een mailtje. Facebook brengt de mogelijkheid mee om te reageren. Nieuwsbrieven, die over het algemeen matig gelezen worden, zijn éénrichtingsverkeer. Met welke media wil jij aan de slag? En wíe en wát wil je ermee bereiken? Is je website bedoeld om potentiële leden te informeren, of om huidige leden met elkaar in contact te brengen? Zet je je Facebookpagina in om vrijwilligers in het zonnetje te zetten, om externen op de hoogte te houden van clubactiviteiten of om leden te informeren over de acties van het bestuur? En wat wil je met je nieuwsbrief? Een nieuwsbrief voor sponsoren kan er heel anders uitzien dan een nieuwsbrief voor jeugdleden of volwassen leden
Om doordachte keuzes te maken kun je een communicatiematrix maken. Zet op een rijtje welke communicatiekanalen je wil inzetten. Beschrijf daarnaast welke doelgroepen je met ieder kanaal wil bereiken. Zet vervolgens erachter welke inhoud hier centraal staat, met welke frequentie er gecommuniceerd zou moeten worden en welke vaardigheden ervoor nodig zijn. Denk bij dit laatste aan het maken van foto’s of filmpjes, het aantrekkelijk kunnen schrijven, dagelijkse check op reacties/vragen, etcetera.
Als helder is welke communicatiekanalen op welke wijze ingezet gaan worden, bespreek dan wie waar verantwoordelijk voor wordt. Als je besluit een Facebookpagina aan te maken, wie gaat die dan bijhouden? Hoe zorg je ervoor dat er een netwerk rondom de pagina wordt opgebouwd? Hoe houd je rekening met de interactiebehoefte van leden? Wie beantwoordt vragen? Je kunt leden verantwoordelijk maken voor het beheren van bepaalde communicatiekanalen, maar schets als bestuur wel het kader waarbinnen iemand kan werken.
Wist je dat 90% van de informatie die naar onze hersenen verstuurd wordt visueel is? Dat we visuele informatie 600.000 keer sneller opnemen dan tekst? Dat we visuele content 40x vaker op sociale platformen delen dan tekstuele content? En dat we 80% van de informatie die we zien kunnen reproduceren, 20% van wat we lezen en slechts 10% van wat we horen? Kortom: beeld is belangrijk en blijft goed hangen. Gebruik op je website, facebookpagina etc. dus veel beelden! Bovendien breng je de sfeer binnen de club veel beter over met foto’s en video’s dan via een lap tekst. Laat in die foto’s en filmpjes de hele club zien; van jong tot oud, van beginnende duiker tot ervaren rot en van nieuwe leden tot mensen die er al dertig jaar bij zijn. Houd echter wel rekening met de privacy van mensen: check goed of ze er wel op zitten te wachten om met hun hoofd op de website of facebookpagina te staan. Niet iedereen denkt daar even makkelijk over! Houd bovendien ook rekening met auteursrecht (zie onderstaand artikel).
Veel potentiële leden zullen via Google op je verenigingswebsite terecht komen. Daarom is het belangrijk dat dit ‘digitale visitekaartje’ er gelikt uit ziet! Beeld je dus in dat je als nieuwe bezoeker op de website komt, denk na welke vragen je dan zou kunnen hebben en waar (en hoe snel!) je de antwoorden op deze vragen kunt vinden. Zorg er bovendien voor dat je site actueel is en dat er geen (maanden)oude berichten op de homepage staan. Als je geen tijd hebt om de site regelmatig te updaten, limiteer de hoeveelheid ‘te-updaten-informatie’ dan zo veel mogelijk.
Als het over communicatie gaat, gaat het vaak over digitale kanalen. Maar vergeet niet om als bestuur ook ‘live’ met je (potentiële) leden in contact te treden, simpelweg door met ze te praten en bellen! Op die manier kun je makkelijker ideeën oppikken, vragen/frustraties wegnemen, mensen aanspreken op hun gedrag, etcetera. Mensen waarderen het enorm als je even de tijd voor ze neemt.