Veiligheid binnen jouw vereniging

Veiligheid is een mooi, belangrijk maar ook lastig thema. Het gaat immers over regels en het naleven ervan, maar ook over verenigingscultuur en de sfeer die ontstaat als afspraken en meningen over veiligheid ter sprake komen. Vaak wordt veiligheid gezien als een vervelend, zwaar thema. Een ‘ver-van-m’n-bed-show’. Maar dat hoeft het niet te zijn! Iedere duiker heeft tenslotte met veiligheid te maken. Maak het thema dus in ieder geval concreter door er over in gesprek te gaan met je leden. Een aanleiding om het gesprek aan te gaan, kan de verplichting van een VOG voor instructeurs zijn.

Bespreek de invloed van veiligheid op de sfeer

Veiligheid is op allerlei manieren te belichten. Je kunt het hebben over de inhoud van bepaalde regels en richtlijnen – dat noemen we de technische kant. Maar je kunt het ook hebben over organisatie, mensen en gedrag. Wanneer voelen leden zich veilig bij de vereniging in sociaal én fysiek opzicht? Dat is als (veiligheids)zaken goed geregeld zijn, maar ook als er een positieve sfeer heerst, waarin mensen elkaar op een prettige manier aanspreken op het wel of niet nakomen van de gemaakte afspraken. Bespreek dus eens met elkaar hoe veiligheidsafspraken de sfeer binnen de club positief én negatief beïnvloeden. Raadzaam is om een gedragscode op te stellen, een aannamebeleid voor instructeurs en het aanstellen van een eventueel vertrouwenscontactpersoon. Maak veiligheid bespreekbaar!

Verklaring Omtrent Gedrag

Beschikken jullie instructeurs al over een VOG? VOG staat voor Verklaring Omtrent Gedrag, simpel gezegd een bewijs van goed gedrag. De VOG is een verklaring van het Ministerie van Veiligheid en Justitie waaruit blijkt dat het gedrag uit het verleden van een persoon geen bezwaar oplevert voor het gevraagde doel. Het gedrag van deze specifieke persoon is ‘goedgekeurd’ voor bijvoorbeeld het werken met minderjarigen. Door als bond een VOG te verlangen van alle instructeurs die in zijn/haar functie in aanraking komt met mensen, willen we laten zien dat we de veiligheid van leden serieus nemen. Het verjaringstermijn van een VOG is 4 jaar, dit betekent dat na 4 jaar opnieuw een VOG aangevraagd dient te worden.

Wat betekent dit voor jullie als vereniging?

Het Ministerie van Veiligheid en Justitie biedt in samenwerking met NOC*NSF en de sportbonden een subsidie voor het aanvragen van een VOG voor vrijwilligers. Jullie kunnen als vereniging zelf de VOG’s voor alle instructeurs aanvragen. Klik hier voor het stappenplan!

Wat betekent dit voor jullie (NOB4U-)instructeurs?

Wanneer de VOG is aangevraagd, ontvangt de instructeur een mail met daarin een link naar een vragenlijst. Door in te loggen met een DigiD, kan de vragenlijst worden ingevuld. Vervolgens wordt er een screening uitgevoerd. Als de aanvraag wordt goedgekeurd, ontvangt de instructeur binnen acht weken de VOG.

Registratie van de VOG’s

De volgende stap is de registratie. Wanneer de VOG is ontvangen, is het van belang dat de ‘originele versie’ mee wordt genomen naar de vereniging en door de NOB4U-instructeurs wordt opgestuurd naar de NOB. Om de procedure netjes af te ronden, wordt er op de VOG een stempel of handtekening gezet met datum. Vervolgens wordt in de registratie vastgelegd wie het origineel heeft gecontroleerd, op welke datum en of de vrijwilliger met de VOG voldoet aan de eisen. De originele VOG blijft van degene om wie het gaat. NOC*NSF raadt het af om een scan of kopie te maken voor dossiervorming. Volgens de AVG wetgeving moet je aantonen dat die (gevoelige) gegevens nodig zijn, dat is echter niet het geval. Een registratiesysteem is voldoende!

Niet mailen

In verband met privacy-issues is het onverstandig een VOG te mailen. Persoonlijke en gevoelige gegevens (zoals naam, adresgegevens en geboortedatum) komen dan in mailsystemen waar ze niet horen. Er is geen controle meer. Wie heeft het document in de inbox staan, aan wie is het doorgestuurd, wanneer wordt het verwijderd, etc. Merk op dat de overheid de VOG ook nooit digitaal toestuurt. Hoe je hem ook aanvraagt, hij wordt altijd per post toegestuurd en uitsluitend geadresseerd aan de persoon om wie het gaat.