Hoe registreert jullie club de VOG’s? 

In de praktijk blijkt dat weinig verenigingen bekend zijn met de eisen rondom het archiveren en registeren van VOG’s. Meestal wordt een VOG gescand en naar de belanghebbende organisatie gestuurd. Maar: de originele, geldige VOG moet worden gecontroleerd op echtheid. Dit kan niet bij een scan of kopie en is daarom niet rechtsgeldig!

Géén kopie bewaren
Om de procedure netjes af te ronden, schrijf je op de VOG ‘origineel gezien, datum en naam’. Vervolgens leg je in een registratie vast wie het origineel heeft gecontroleerd, op welke datum en of de vrijwilliger met de VOG voldoet aan de eisen. De originele VOG blijf van degene om wie het gaat. NOC*NSF raadt het af om een scan of kopie te maken voor dossiervorming. Volgens de AVG moet je aantonen dat die (gevoelige) gegevens nodig zijn, dat is echter niet het geval. Een registratiesysteem voldoet!

Liever niet mailen
In verband met privacy-issues is het onverstandig een VOG te mailen. Persoonlijke en gevoelige gegevens (zoals naam, adresgegevens, geboortedatum) komen dan in mailsystemen waar ze niet horen. Er is geen controle meer over: wie heeft het document in de inbox, aan wie is het doorgestuurd, wanneer wordt het verwijderd, etc. Vaak bestaan hier binnen verenigingen geen procedures voor, terwijl dat volgens de AVG wel zou moeten. Merk op dat de overheid de VOG ook nooit digitaal toestuurt. Hoe je hem ook aanvraagt, hij wordt altijd per post toegestuurd, en uitsluitend geadresseerd aan de persoon om wie het gaat.