Hebben jullie als bestuur besloten toch op korte termijn een ALV te organiseren? Dit omdat bestuurders aan het eind van hun termijn zitten, er belangrijke besluiten genomen moeten worden of omdat jullie ook deze uitdaging willen aangaan? Lees dan verder, we helpen je om de Online ALV op te tuigen. En vergeet niet, er bestaan nog geen professionals, de coronacrisis is nieuw voor iedereen. Naast dat het een uiterst goede voorbereiding vergt en elkaar niet in de ogen kunt kijken heeft een online vergadering ook voordelen, namelijk: de risico’s van de verspreiding van het coronavirus worden beperkt en de kosten zijn laag of zelfs nihil.
Stap 1: Aankondiging elektronische algemene ledenvergadering
Geef alle leden de mogelijkheid de online ALV bij te wonen. Het is belangrijk dat zij weten wanneer en hoe laat je als bestuur de ALV laat plaatsvinden. Hierbij is het goed om te vertellen waarom je voor de elektronische weg kiest. Hieronder een voorbeeld van een tekst als aankondiging en de mogelijkheid die leden moeten kunnen hebben hier bezwaar tegen in te dienen:
Aankondiging: “Als bestuur spreken wij de hoop uit dat dit bericht jou en jouw naasten in gezondheid bereikt. Het zijn voor velen verdrietige tijden, ons medeleven gaat uit naar een ieder die door deze crisis wordt geraakt. Het bestuur probeert zoveel mogelijk als mogelijk is de continuïteit van onze vereniging te borgen. Je begrijpt dat wij in deze tijden van de coronacrisis en de daarmee gepaard gaande gezondheidsrisico’s voor onze leden, de algemene ledenvergadering die we normaal gesproken (noem datum en locatie) houden geen doorgang willen laten vinden. Het bestuur is voornemens om deze vergadering elektronisch te organiseren (datum, tijd en langs welk elektronisch middel).”
Bezwaar: “Indien u tegen deze wijze van vergaderen bezwaar heeft vernemen wij dat graag, onder vermelding van de redenen, van jou. Indien er bezwaren komen, ga dan na of het gaat om veel personen en/of aan de bezwaren tegemoet kan worden gekomen, bijvoorbeeld het machtigen va neen ander lid (kijk daarvoor wel in de statuten of het machtigen van een ander lid is toegestaan). Let wel, het bestuur is door de noodwet gerechtigd om deze wijze van vergaderen te bepalen, dus het is niet noodzakelijk dat iedereen instemt met deze keuze, maar natuurlijk wel zo netjes om even te checken.”
Stap 2: Agenda en versturen stukken
Stuur met de aankondiging, of zoveel later als de statuten, de agenda en de stukken voor de vergadering toe. Houd voor het verzenden de termijnen aan zoals zin opgenomen in de statuten en/of huishoudelijk reglement. Het is belangrijk om duidelijk te vermelden waarover je als bestuur besluitvorming wenst op de ALV. Leden kunnen volgens de Corona-spoedwet tot uiterlijk 72 uur voor de vergadering schriftelijk/elektronisch vragen stellen, over de agenda, de stukken en de gevraagde besluitvorming. Het ontslag van bestuurders leent zich niet per se goed via de elektrische besluitvorming, advies is om dit bijvoorbeeld uit te stellen.
Stap 3: Verzamel de vragen en maak deze toegankelijk voor de andere leden
Verzamel alle ingekomen vragen. Het is raadzaam om alle leden de verzameling van deze vragen te laten zien zodat iedereen over dezelfde informatie beschikt. Stel met het bestuur vervolgens een concept-beantwoording van de vragen op, zodat ten tijde van de elektronische vergadering snel en efficiënt tot beantwoording gekomen kan worden.
Stap 3a: Vraag eventueel vooraf per e-mail om de stemmen in te dienen
Om te voorkomen dat er op de vergadering zelf nog stemmen geteld moeten worden, kan het bestuur vragen om voorafgaand stemmen op te geven (dus nadat de vragen ingediend zijn en ook beantwoord door het bestuur). Een tip hierbij zou kunnen zijn: het gebruik van een Excelbestand (Google Spreadsheets)”
Identificatie van het lid is essentieel bij elektronisch stemmen. Je kunt extra controleren dat een stem ook daadwerkelijk door een stemgerechtigde ingediend wordt door ter controle naar geboortedatum of lidnummer te vragen.
Stap 4: Check of de elektronische omgeving goed werkt
Dit lijkt misschien overbodig maar niet geheel onbelangrijk. Ga vooraf met die leden die bijvoorbeeld veel werken met online tools na of de elektronische omgeving goed werkt. Test de stemprocedures voorafgaand met het bestuur en een aantal vrijwilligers (leden) zodat het systeem ook breder gedragen wordt.
Veel besluiten
Als het gaat om veel besluiten tijdens de ALV, kan dit via het handopsteken. Een praktische vorm hiervan is dat in de chatfunctie van de tool (Teams en Zoom) het gevraagde besluit en de berichten eens en oneens geplaats wordt. Door de leden te vragen één duimpje toe te kennen aan EENS of ONEENS, krijg je snel inzicht in de verhoudingen, zonder exact te tellen.
Complexe besluiten
Voor complexe besluiten waarbij je als vereniging normaal gezien een schriftelijke (blinde) stemming zou organiseren is het advies om dit via de app of e-mail te regelen. Wijs in dat geval twee personen van het bestuur aan. De één vertegenwoordigt de groep vóór stemmers en de ander vertegenwoordigt de groep tegen stemmers. Maak voorafgaand aan de elektronische vergadering de e-mail of telefoongegevens duidelijk kenbaar aan de leden. Het lid dat vóór is stuurt een bericht naar de vertegenwoordiger die vóór vertegenwoordigt en vice cersa. Bewaar de berichten als bewijs. Laat het lid in he stemrecht zijn of haar naam vermelden.
Stap 5: Tijdens de algemene ledenvergadering
- Laat goede notulen maken en/of neem de vergadering op, de meeste online tools voor online vergaderen hebben deze optie ingebouwd.
- Maak goede afspraken vooraf over het geordend en geregeld verloop van de vergadering. Bijvoorbeeld: steek je hand op als je wat wil zeggen of gebruik de chatfunctie die de meeste tools hebben.
- Behandel de agenda en ga in op de vooraf ingediende vragen.
- Besluitvorming: bewaar de apps/e-mails zodat bewijsvoering bestaat. Zoals aangegeven bent u volgens de Corona-spoedwet verplicht om alle vooraf ingediende vragen via de website of een ander elektronisch communicatiemiddel aan de leden kenbaar te maken.
- Maak het besluit bekend en vraag aan de deelnemers aan de vergadering of er bezwaren tegen de stemming bestaat.
- Indien veel gedoe ontstaat over een bepaald agendapunt/besluit, overweeg dat het punt niet op dat moment af te doen, maar te verplaatsen naar de volgende ledenvergadering.
Stap 5a: Algemene tips voor online vergaderen
- Log tijdig in, 10 minuten voor de daadwerkelijke vergadertijd, zodat je tijdig met het inhoudelijk deel kunt beginnen
- Gebruik een koptelefoon om te voorkomen dat achtergrondgeluiden storen of het geluid gaat rondzingen (je kunt ook een hoofdtelefoon gebruiken).
- Voor de deelnemers is het delen van de videoverbinding niet nodig, zeker als je traag internet hebt.
- Gebruik de chatfunctie om te laten weten dat je meedoet maar ook om tussendoor relevante opmerkingen te maken of vragen te stellen.
- Het bestuur kan zelf via de ‘scherm delen optie’ een presentatie laten zien. Zet relevante stukken online (op je eigen website bijvoorbeeld en deel een link naar het document in de chat als het onderwerp aan de orde is zodat mensen makkelijk mee kunnen lezen.
- Bij grotere groepen heeft alleen de persoon die aan het woord is de microfoon aan staan. Via de chat geef je aan dat je een vraag hebt. De gespreksleider geeft je de beur ten zet je microfoon aan (dat hoef je dan niet zelf te doen).
Stap 6: Na de Algemene vergadering
Evalueer met het bestuur het verloop van de vergadering. Indien ergens onduidelijkheid over bestond, zoek nog even telefonisch contact met het lid of de leden om te bekijken of het punt kan worden opgehelderd.
Stap 7: Volgende algemene ledenvergadering
Door de Corona-spoedwet zijn digitale stemmen rechtsgeldig. Bekrachtiging in de volgende algemene ledenvergadering is dus niet echt nodig. Het kan echter verstandig zijn dit wel te doen bij genomen besluiten die gevoelig liggen of besluiten die met nipte meerderheid zijn genomen. In ieder geval bekrachtigen als er besluitvorming heeft plaatsgevonden voordat de tijdelijke wet in werking is getreden, dus voor 16 maart jl. Zet de betreffende besluiten in dat geval nogmaals kort op de agenda onder verwijzing naar de elektronische vergadering en sta hier ten tijde van de algemene ledenvergadering nogmaals heel kort bij stil en verzoek de algemene ledenvergadering de besluiten te bekrachtigen.
Handige links
Webinar Digitale ALV
Corona Dossier NOC*NSF
Bron artikel NOC*NSF