Als verenigingsbestuurder, instructeur of commissielid bedenk je tijdens vergaderingen vaak allerlei mooie ideeën. Maar sluiten die plannen aan bij wat de leden willen? Zijn jullie eigenlijk voldoende op de hoogte van hun wensen en behoeften? Wat vinden leden bijvoorbeeld van de activiteiten, trainingen en opleidingen? Hebben ze bepaalde ontwikkelingen binnen de vereniging voor ogen? En wie kan wat voor de club betekenen?
Het regelmatig ondervragen van je leden is erg belangrijk. Dit kan tijdens ledenvergaderingen, maar natuurlijk ook informeel tijdens activiteiten en clubavonden. Daarnaast is een (jaarlijks) terugkerende ledenenquête een handig middel. Duikvereniging Rotterdam heeft hier goede ervaringen mee. “Vorig jaar hebben veel van onze bestuursleden hun functie neergelegd”, begint voorzitter Hans van den Hul zijn verhaal. “Dat heeft ertoe geleid dat we dit jaar gestart zijn met een vrijwel nieuw bestuur. Eén van de eerste stappen die wij wilden zetten was draagvlak creëren voor wat er gebeurde en meer inzicht krijgen in wat de leden wilden. Daarom hebben we een enquête gemaakt.” De reden waarom voor een enquête is gekozen is volgens Hans heel simpel. “Met een enquête kun je alle leden tegelijk benaderen en krijg je in korte tijd een hoge respons – ook vanuit leden die minder vaak langskomen. Onze verwachting was ook dat je met een enquête eerlijkere antwoorden krijgt; het kan immers anoniem. Bovendien kun je op deze manier veel gestructureerder vragen stellen en de antwoorden beter met elkaar vergelijken.”
Bijdrage aan vereniging
In de enquête is onder andere gevraagd in welke opleidingen leden interesse hadden, wat er verbeterd kon worden aan de zwembadtrainingen, aan welke evenementen men wil deelnemen en op welke momenten ze buitenduiken willen maken. “Daarnaast hebben we de vraag gesteld welke bijdrage leden zouden willen leveren aan het draaiend houden van de vereniging, wat het belangrijkste speerpunt van het bestuur zou moeten zijn en hoe men op de hoogte gehouden wil worden van verenigingsactiviteiten”, vertelt Hans verder. “Natuurlijk was er ook een mogelijkheid om aanvullende zaken onder de aandacht te brengen.”
Input voor activiteiten
De enquête werd door het merendeel van de leden ingevuld. “Opvallend was de grote bereidheid om deel te nemen aan commissies of om andere werkzaamheden te verrichten”, aldus Hans. “Daarom zijn diverse nieuwe commissies opgestart waarbij er telkens een vertegenwoordiger van het bestuur aan een commissie werd gekoppeld. De enquête heeft veel concrete input opgeleverd: het was helemaal duidelijk wat de speerpunten voor de diverse commissies moesten zijn. Op basis daarvan is bepaald welke specialisaties we gaan aanbieden, waar en op welke tijden de buitenduikcommissie duiken gaat organiseren en op welke activiteiten de activiteitencommissie en de clubhuiscommissie zich gaan richten.”
Geen bestuursmonoloog
Om de voortgang te volgen en de energie erin te houden nodigt het bestuur iedere bestuursvergadering een commissie uit om met hen de plannen door te nemen. “Ook knelpunten en successen komen hier aan bod”, licht Hans toe. “In de tweede helft van het jaar gaan we met de commissies afspreken wat zij op de jaarvergadering gaan vertellen – dit om te voorkomen dat het weer een bestuursmonoloog wordt. De jaarvergadering moet een bijeenkomst zijn die energie gééft, in plaats van energie kost. Het zou een uitwisseling van ideeën moeten zijn waarin we ook een terugkoppeling geven op eerder besproken plannen.”
Geen interesse in website
De jaarvergadering is volgens de voorzitter echter niet het enige moment om dit te doen. “Uit de enquête bleek ook hoe de leden op de hoogte willen blijven. Opvallend was dat Facebook, e-mail en de digitale nieuwsbrief goed scoorden, terwijl de website vrijwel niet werd genoemd. Dit heeft ons doen inzien dat we de site beter kunnen inzetten om nieuwe leden binnen te halen en andere geïnteresseerden te informeren, en voorlopig nog niet te investeren in verbeteringen die voor alleen voor de huidige leden relevant zijn.”
Gezamenlijke trots
Wat de enquête de vereniging heeft gebracht? Veel goeds, zo blijkt uit het verhaal van Hans. “Wat we organiseren komt nu niet meer voort uit de ideeën van het bestuur, maar uit de wensen van de leden. Ook de veel grotere deelname aan commissies en werkzaamheden helpt. Men voelt zich gezamenlijk verantwoordelijk en, zoals één van de leden heel mooi aangaf, ook gezamenlijk trots.” Het aansluiten van de commissies bij de bestuursvergaderingen zorgt volgens Hans voor een betere afstemming. “Omdat de commissie ook bij de rest van de vergadering aanwezig is zorgt het bovendien voor meer inzicht en begrip bij de actieve vrijwilligers. We doen ’t echt met z’n allen; er is veel minder afstand tussen het bestuur en de commissies.”
Katalysator
Is een ledenenquête dan echt het tovermiddel waarmee je allerlei problemen binnen de club oplost? Nee, natuurlijk niet. “Ook binnen onze vereniging moeten we soms nog best wel trekken om zaken geregeld te krijgen”, erkent Hans. “Leden hebben het druk en dan schiet de beloofde taak er wel eens bij in. Daar hebben anderen dan last van. Ook lopen sommige commissies beter dan andere. En de zwembadtraining blijft bij ons iets dat lastig te organiseren is. Maar als je kijkt waar we vandaan komen en waar we nu staan dan is er een grote verandering te zien. Dat ligt niet aan het bestuur, maar aan de betrokkenheid van de leden. Het bestuur was de katalysator om een proces in gang te zetten, maar de leden reageerden daarop en lieten zien zich bij de vereniging betrokken te voelen. De leden die minder vaak langskwamen zien we nu ook weer vaker: er is immers iets gedaan met hun antwoorden en ons aanbod sluit beter aan op hun wensen. Dat is mooi om te merken.”
Tips
Op de vraag welke tips Hans voor andere duikverenigingen heeft noemt hij eDocuments, een onderdeel van Mijn NOB. “Daar staan veel documenten die ons waardevolle verbeteringen opgeleverd hebben. We hebben er een voorbeeld van een ledenenquête gevonden, maar ook een verenigingsfolder waarin de NOB informatie over onze club heeft geprint. Daarnaast hebben we dit jaar aan de workshop Sportief Besturen en de cursus ledenwerving deelgenomen. Ik vraag me soms af of andere verenigingen wel weten wat er allemaal op de site van de NOB staat en welke themabijeenkomsten aangeboden worden. Als je méér wil met je vereniging is dat zeker de moeite waard!”
Voor meer informatie over Duikvereniging Rotterdam: www.duikverenigingrotterdam.nl of hans@vd-hul.nl.