Het was december 2019 en zoals elk jaar voor de ALV werd het meerjarenplan weer eens geüpdatet. Maar, kijkend naar het plan kwamen we tot de conclusie dat we eigenlijk vooral aan het monitoren waren, vrijwel alle acties waren ofwel afgewerkt of onderdeel geworden van de jaarlijkse routine. Daaruit rees de vraag: Gaan we blijven monitoren en het beleid afstellen op de waan van de dag of durven we een nieuwe stip op de horizon te definiëren?
Die vraag was snel beantwoord: Natuurlijk willen we een mikpunt hebben om beslissingen op te kunnen baseren en vooral ook uit te stralen in ons doen en laten. De volgende vraag is natuurlijk: Hoe ziet die stip er dan uit? Wat zouden we willen veranderen? Eigenlijk loopt de vereniging best wel lekker. Er zijn veel activiteiten, mensen gaan in het algemeen goed met elkaar om en financieel zijn we nog gezond. Dus waarom veranderen? Het antwoord is misschien wel besloten in de originele vraag: wat willen we veranderen en wat willen we houden?
“Als je weet waar je heen wil, worden beslissingen zo veel gemakkelijker.”
De inspiratie kwam onder andere uit het filmpje hieronder. Het functioneren, van de sportvereniging, die letterlijk en figuurlijk wordt geschetst, herkennen we best wel. Voor de structuur van de vereniging is veel aandacht, maar hoe zit het eigenlijk met de cultuur in de vereniging? We waren het er binnen het bestuur over eens dat de structuur best wel in orde was en geen speciale aandacht behoefde. Maar de cultuur, dat was eigenlijk minder duidelijk. Uiteindelijk bepaalt de cultuur of leden zich thuis voelen en of nieuwe leden zich aangetrokken voelen tot de vereniging. Best wel heel erg belangrijk dus.
Focus op cultuur
De eerste vraag die we onszelf stelden was: Hoe zou je de cultuur binnen onze vereniging beschrijven op dit moment? Dit hebben we in drie stappen onderzocht:
1. We hebben binnen het bestuur gebrainstormd hoe we de cultuur zouden beschrijven. Hieruit volgden een aantal aspecten van de verenigingscultuur en onze kijk hierop.
2. Via een online enquête hebben we alle leden gevraagd hun mening te geven over deze acht aspecten van de verenigingscultuur.
3. De resultaten van deze enquête hebben we besproken met een klankbord groep om goed te begrijpen wat de terugkoppeling van de leden nu precies betekende. De uitkomst hiervan helpt ons al om te bepalen wat we uitstralen naar de buitenwereld, via onze website, in gesprekken die we hebben en ook op bijvoorbeeld op een introductie avond. Op die manier trekken we mensen aan die zich prettig voelen bij een dergelijke cultuur en voorkomen we ook dat mensen teleurgesteld zijn als bij ons binnenkomen. Verwacht bij ons geen hele strakke hiërarchie bijvoorbeeld, maar wel veel initiatieven en activiteiten. De vervolg vraag was: Wat zouden we willen veranderen aan de cultuur binnen de vereniging? Dit hebben we in 2 stappen aangepakt.
Met dezelfde klankbord groep hebben we een brainstorm gehouden over wat zou je veranderd willen zien. Dit heeft tot een zeer interessant gesprek geleid, met onder andere vijf thema’s.
a. Hoe gaan we om en hoe willen we omgaan met niet-Nederlands sprekende (potentiële) leden? Een belangrijk thema in de regio Eindhoven vanwege het grote aantal ex-pats.
b. Hoe gaan we om en willen we omgaan met millennials? Hiermee worden de mensen bedoeld die alles geprobeerd willen hebben, zonder intentie om echt lid te worden van een club of bij te dragen aan de vereniging.
c. Sub-groepen in de vereniging, hebben we daar problemen mee?
d. Kunnen we blauw water-duikers die het Nederlands water ook interessant vinden bereiken?
e. Hoe blijven we de bestaande leden zoveel mogelijk betrekken bij de vereniging.
Op basis van deze discussie hebben we in het bestuur een aantal speerpunten voor de toekomst gedefinieerd en geselecteerd. De invulling van deze speerpunten is in volle gang, met als doel dit in de komende ALV weer voor te leggen aan de leden.
Wat hebben we als lastig ervaren?
Wat erg lastig bleek is de definitie van wat verstaan we nu eigenlijk onder ‘cultuur’. Uiteindelijk hebben we daar de volgende definitie voor gebruikt:
“Cultuur is de verzameling van geschreven en ongeschreven regels die gelden in deze groep.”
Wat ging er goed?
Wat erg goed gegaan is, is de interactie met de klankbord groep. We hebben deze groep zodanig geselecteerd dat we een zo goed mogelijke representatie van de vereniging zouden krijgen, zonder met 70 mensen om tafel te moeten. Voor de selectie hebben we een aantal criteria gebruikt, met als belangrijkste:
- Leeftijd (jong, midden, ervaren)
- Duur lidmaatschap club (kort, midden, lang)
- Oorspronkelijke nationaliteit (Nederlands, anders)
- Actief binnen de vereniging (niet, beperkt, redelijk, veel)
De discussies verliepen erg vlot en open, er is veel stof uitgekomen om mee te nemen in het te definiëren meerjarenplan.
“Wat ook heel prettig was, was de ondersteuning vanuit de verenigingsondersteuner van de NOB. Zowel in de voorbereiding, het stappenplan, alsook tijdens de brainstorm met de klankbord groep. Er zijn best veel vragen afgevangen die door de NOB kunnen worden opgepikt, zodat de discussie meer gericht bleef op wat we als vereniging kunnen doen.”
Vervolg
De proof of the pudding is in the eating, maar we denken dat we weer een stevig fundament onder ons meerjarenplan hebben en dat de focus op cultuur de juiste is. De reden daarvoor is dat het de sfeer in de vereniging maakt dat mensen zich daar al dan niet prettig voelen en die sfeer is een product van de cultuur. Natuurlijk mogen we onze structuur en strategie niet vergeten, maar dat is meer een kwestie van onderhoud dan actief beleid.
Contactgegevens
Wil je eens sparren over de aanpak van Duikteam Eindhoven zoals hierboven geschetst? Of wil je graag zelf aan de slag maar kun je wel een eerste duwtje in de rug gebruiken?
Janneke Bosch, voorzitter Duikteam Eindhoven bosch.janneke@gmail.com
Bart Reinders, bestuurslid Duikteam Eindhoven Bartr.Br@gmail.com