De ALV van jouw club kan niet doorgaan: wat nu?

De aankomende tijd is het bij veel verenigingen weer tijd voor de Algemene Leden Vergadering (ALV). Door de aangekondigde maatregelen om het coronavirus te bestrijden is het voor verenigingen niet mogelijk om bijeenkomsten en vergaderingen te organiseren. Wat zijn de mogelijkheden voor jouw club?

Update 01/05

Spoedwet maakt digitale vergadering op korte termijn mogelijk

De tijdelijke spoedwet die digitale ALV’s mogelijk maakt, is goedgekeurd door de Eerste Kamer. Het bestuur kan door de spoedwet bepalen een algemene ledenvergadering te houden die uitsluitend via livestream (audio of video) te volgen is. Ook kan het bestuur de termijn voor het houden van een algemene vergadering en de termijn voor het opmaken van de jaarrekening uitstellen (dit was wettelijk tot 6 maanden na het sluiten van het boekjaar).

De spoedwet vervalt op 1 september 2020, maar er is een mogelijkheid opgenomen de telkens met twee maanden te verlengen.

1. De ALV uitstellen

De meest voor de hand liggende optie is om de ALV uit te stellen tot nader bericht. Check, voordat je dit doet, eerst goed wat er jullie statuten staat over het uitstellen van de ALV.

De ALV vindt plaats binnen zes maanden na afloop van het boekjaar

De wet bepaalt dat het bestuur van een vereniging binnen zes maanden na afloop van het boekjaar verantwoording moet afleggen op de algemene vergadering. Zolang deze termijn niet is verstreken, is er wat dat betreft geen probleem. Je kunt dus als vereniging de vergadering uitstellen tot binnen die 6 maanden.

NB: De onlangs aangenomen spoedwet maakt het mogelijk dat deze termijn uitgesteld kan worden. Hierdoor hoeft de verantwoording dus niet meer 6 maanden na het sluiten van het boekjaar plaatsvinden. Let op: dit is een tijdelijk wet.

2. Eenstemmig besluit van alle leden

De wet bepaalt dat er sprake kan zijn van een besluit dat dezelfde kracht heeft als een besluit van de algemene vergadering als deze niet als zodanig is bijeengeroepen. De voorwaarde voor besluitvorming is dat het besluit door alle leden of afgevaardigden, ook al zijn ze niet in vergadering bijeen, unaniem (dus geen enkel lid uitgezonderd), met voorkennis van het bestuur, is genomen. Dit kan dus alleen werken als alle stemgerechtigde leden of afgevaardigden daadwerkelijk de inspanning leveren om een stem uit te brengen en dat moet dan ook nog allemaal gelijkluidend zijn.

3. Digitale algemene vergadering

Het is volgens de wet -voorlopig-  niet mogelijk om een geheel digitale ALV te houden. De wet geeft slechts de mogelijkheid om tijdens een algemene vergadering leden of afgevaardigden langs de digitale weg aan een stemming deel te nemen. Hierbij geldt dat in elk geval de voorzitter, de overige leden van het bestuur en de toezichthouders daadwerkelijk in vergadering bijeen moeten zijn.

De wet stelt bovendien nog een aantal voorwaarden voor het langs de digitale weg deelnemen aan ledenvergaderingen. De stemgerechtigde moet kunnen worden geïdentificeerd en moet ook rechtstreeks kunnen kennisnemen van de discussie.

Sowieso moet in de statuten expliciet een bepaling worden opgenomen waarin dit digitale stemrecht aan de leden of afgevaardigden wordt toegekend. Het digitale stemrecht bestaat dus niet zonder deze statutaire bepaling en verenigingen met statuten waarin dit niet is opgenomen, kunnen dit volgens de wet dan ook niet toepassen.

4. Alternatieven

Er zijn dus beperkte mogelijkheden voor een alternatieve wijze van besluitvorming door de ALV volgens de wet. Daarbij komt dat de statuten van veel verenigingen nog niet voldoende zijn aangepast aan de digitale mogelijkheden die de wet biedt. Als de beperkende maatregelen in verband met het coronavirus aanhouden en er geen reguliere ALV kan worden gehouden, ontkomt een vereniging er niet aan te handelen in strijd met de wet (verantwoordingsplicht en het daadwerkelijk houden van een vergadering), de statuten en/of de reglementen.

Maar, het is momenteel een extreem uitzonderlijke situatie. Niemand weet hoe lang dit gaat duren. In deze situatie kan artikel 8 lid 2 van Boek 2 BW worden toegepast. Dit artikel zegt dat een krachtens de wet, gewoonte, statuten, reglementen of besluiten geldende regel niet van toepassing is voor zover dit in de gegeven omstandigheden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zou zijn.

Belangrijkste richtlijnen samengevat

Zolang je geen vergadering kunt houden, omdat de maatregelen om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan aanhouden, kun je deze richtlijnen aanhouden:

  • Bestuursleden waarvan de termijn afloopt, blijven aan tot de eerstvolgende ALV;
  • Het bestuur behandelt alleen lopende zaken en stelt ingrijpende beslissingen waarvoor besluitvorming door ALV noodzakelijk is, zoveel mogelijk uit;
  • Leden ontvangen een bericht over uitstel ALV tot nader bericht;
  • Beraadslaging en besluitvorming in de ALV uitvoeren met een digitale tool. Als de statuten daarin niet voorzien, gebeurt dit met een beroep op artikel 2.8 lid 2 BW;
  • Laat tijdens de vergadering alleen een beperkt aantal bestuursleden aanwezig zijn (voorzitter en secretaris, en met gepaste afstand tot elkaar) en laat overige leden uitsluitend deelnemen aan de vergadering op afstand.
  • Houd een geheel digitale ALV alleen als het zelfs niet meer mogelijk is om met een zeer klein aantal personen in vergadering bijeen te komen, met een beroep op artikel 2.8 lid 2 BW.

Belangrijke aanbeveling voor de toekomst

Laat de statuten aanpassen met de toevoeging van bepalingen voor digitale besluitvorming.

Wij staan voor je klaar

Heb je vragen of opmerkingen? Neem dan contact op met de verenigingsondersteuner van de NOB, Janna Buitenrust Hettema via janna@onderwatersport.org.