Net als een groep andere kleine tot middel-kleine onderwatersportverenigingen loopt ook de onderwatersportvereniging NVvO Jacques-Yves Cousteau uit Deventer tegen verschillende vraagstukken binnen de vereniging aan. Het aantal leden bij een sportvereniging daalt landelijk, we krijgen steeds meer te maken met consumentengedrag en we zijn opzoek naar aanbod dat beter op onderwatersporters aansluit dan dat we misschien in bezit hebben.
We hopen, indien dat nodig is, verenigingen te kunnen ondersteunen op deze thema’s. Dit doen we onder andere met de workshop ‘Besturen met een visie’. Deze workshop van de NOB draagt bij aan een sterke toekomstgerichte onderwatersportvereniging en wordt op maat gemaakt en gegeven.
Net voordat de maatregelen omtrent het coronavirus vat kregen op ons dagelijks leven werden wij een aantal keer gastvrij ontvangen door de onderwatersportvereniging NVvO Jacques-Yves Cousteau. We mochten de vereniging ondersteunen in de vorm van een op maat gemaakte sessie ‘Besturen met een visie’. Een aantal maanden later vroegen wij het bestuur hoe het hen verging.
Hoe kwamen jullie erachter dat jullie wilde werken aan de toekomst van de vereniging?
Een lid van het general management team (het bestuur) van NVvO Jacques-Yves Cousteau: “Toen ik lid werd van het bestuur van de club, had ik echt moeite om een goed beeld te krijgen van hoe de vereniging in elkaar stak. We zijn een kleine vereniging van ongeveer 40 leden. De club was in mijn ogen versplinterd en erg inconsistent. Daarnaast neem het aantal leden langzaam en zeker af.
Er moest iets gebeuren. Na een aantal interne overleggen hebben we besloten de NOB te benaderen om te kijken of zij ons wat hulp konden bieden. Tijdens de gesprekken met de NOB werd eigenlijk duidelijk dat veel van de problemen die wij ondervonden, beschouwd konden worden als symptomen van een groter probleem, namelijk: het ontbreken van een toekomstvisie.
Zonder een toekomstvisie heeft de club geen centraal thema wat vervolgens zorgt voor binding onder leden en tussen de vereniging en de leden.
Ook mis je zo een stukje motivatie als het gaat om het behouden en werven van vrijwilligers. Dit besef heeft ons gemotiveerd om met onze club naar de toekomst te kijken.”
Welke stappen hebben jullie toen gezet?
“De eerste stap in dit proces was om te proberen een inventarisatie te maken van de huidige situatie van de club. We hebben dit gedaan door ons ledenbestand en de structuur van onze club eens goed onder de loep te nemen. Tegelijkertijd hebben we contact opgenomen met de NOB. Tijdens de gesprekken met de NOB is de focus verlegd naar het helder definiëren van de visie en de missie van de club.
Vanuit daar zijn we gaan kijken naar de structuur van de club en hebben we deze opnieuw gedefinieerd. Dit hebben we gedaan op basis van enkele eerdere ideeën en hoe we zouden willen dat de club functioneert. Dit leidde tot het definiëren van een nieuwe clubstructuur met een verminderd aantal interne commissies maar met zeer duidelijk omschreven activiteiten. De nieuwe structuur is op onze ALV aan de club gepresenteerd en onlangs aangenomen! Onze taak is nu om dit plan daadwerkelijk uit te voeren.”
Waar liepen jullie tegen aan en wat werkte goed voor jullie?
“Wat werkte? Ik denk dat de belangrijkste reden is dat er voor de ALV draagvlak voor het idee gecreëerd werd. We hebben dit gedaan door tijdens de gesprekken die we gevoerd hebben over de visie en de clubstructuur van de vereniging verschillende leden van de club uit te nodigen. Op deze manier gaven we leden actief inspraak in hoe hun club zou worden gedefinieerd door een nieuwe visie.
Deze aanpak leidde tot veel discussies. Maar, daardoor is het resultaat, de uiteindelijke nieuwe verbeterde structuur van de vereniging, met hun inbreng gecreëerd. Het voordeel van deze sessies voorafgaande van de ALV, was dat het bestuur goed in staat was zich hierdoor voor te bereiden op de vergadering. Veel vragen en opmerkingen vanuit verschillende hoeken zijn zo vooraf opgevangen. Een ander voordeel is dat we hierdoor belangrijke sleutelfiguren onder onze vrijwilligers en leden betrokken hebben bij het plan voor de nieuwe visie en een nieuwe verenigingsstructuur.”
Wat werkte niet? We bevinden ons nog in de beginfase van dit proces. Ik ben er van zeker van dat we nog steeds enkele problemen zullen tegenkomen. Op dit moment zijn er geen grote problemen en hebben we die ook nog niet ondervonden.”
Wat is het resultaat?
“We zijn nog niet waar we zouden willen zijn! De zichtbare resultaten zitten het hem, naast een goedkeuring van ons plan op de ALV, vooral in de nieuwe energie en het enthousiasme onder verschillende leden van de club.”
Op basis van jullie ervaring met dit proces, wat zou je vooral andere relatief kleinere verenigingen aanraden/adviseren als zij er niet helemaal uitkomen?
“Dit vind ik lastig. Het is moeilijk om advies te geven terwijl we zelf nog van alles zelf proberen uit te zoeken. Maar ik kan het volgende wel zeggen.”
- Luister naar elkaar. Vaak zit de weerstand die iemand kan uiten kan een gevoel zijn niet gehoord te worden.
- Probeer het verleden in het verleden te laten blijven. Dit is niet eenvoudig, maar het loslaten of het accepteren van het verleden lijkt een grote positieve bijdrage te leveren aan de complexiteit van de situatie waarin je als vereniging zit.
- Creëer draagvlak. Betrek hiervoor zoveel mogelijk (verschillende) mensen hierbij. Dit kan frustrerend zijn, maar zoals een vriend van mij zei: “Alleen ga je sneller, samen kom je verder.”
Bedankt, wat een waardevolle tips geef je ons mee! We vonden het ook erg leerzaam om met jullie dit traject in te gaan. Het geeft ons inzicht in de problemen die er zouden kunnen spelen. We merken dat het lastige tijden kunnen zijn voor sportverenigingen, vooral met de maatregelen rondom het coronavirus. Welke tips zou je andere verenigingen kunnen meegeven die opzoek zijn naar verbondenheid (ledenbinding) binnen de vereniging?
“Ik weet niet zeker of we echt al zover zijn om advies te kunnen geven, maar je kunt altijd contact opnemen met ons bestuur.“