De ALV

Krijg jij ’t ook zo benauwd als de ALV opdoemt in jullie bestuursagenda? Omdat je er helemaal geen zin in hebt, “want er komt toch bijna niemand en áls iemand iets zegt dan is het negatief”? Nergens voor nodig! Een ALV kan een hartstikke leuke, energieke en gezellige avond zijn.

Tip 1: maak een ALV leuk

Natuurlijk, tijdens een ALV staan altijd ‘moetjes’ op de agenda. De jaarrapportage, de begroting, een HR-wijziging of een ingekomen stuk. Maar probeer dit soort punten eens leuk te brengen! Presenteer je jaarverslag in cijfers en statistieken, in plaats van in lange, saaie lappen tekst. Leg in Jip-en-Janneke-taal uit waarom de contributie omhoog of omlaag gaat. Zet onderwerpen op de agenda waarover leden kunnen stemmen en beslissen. Nodig een externe spreker uit. Vergader eens op een andere plek dan waar je normaal gesproken je ALV houdt. Ga vooraf samen een andere sport uittesten, of achteraf samen borrelen. Of zorg voor een ludieke bekendmaking van bijvoorbeeld een nieuwe sponsor, de nieuwe verenigingswebsite, het lustrumthema, een nieuwe verenigingsactiviteit of een nieuw logo.

Tip 2: zoek ruim van tevoren nieuwe bestuursleden

Denk als bestuur tijdig na over opvolging; wie gaat door en wie stelt tijdens de aankomende ALV zijn of haar functie beschikbaar? Vraag potentiële kandidaten persoonlijk, dus niet per mail of via een nieuwsbrief. Bedenk welke functie het beste aansluit bij iemands interesse en ervaring, en bedenk ook goed wie het gesprek aangaat. Zorg dat dat iemand is bij wie diegene zich op z’n gemak voelt! Weeg daarnaast je argumenten goed af; waarom zou iemand in jullie bestuur willen? Het kost immers tijd, maar wat krijgt hij of zij ervoor terug? Misschien relevante ervaring voor z’n werk of andere hobby’s? Benadruk ook waarom je juist deze persoon geschikt acht! Dat geeft iemand het gevoel serieus te worden genomen en erkend te worden in z’n expertise, netwerk, werk- of verenigingservaring etc.

Tip 3: Zorg voor twee- in plaats van éénrichtingsverkeer

Geef leden tijdens de ALV de kans om te praten, om ideeën te opperen, om het gesprek aan te gaan met andere leden. Als er geen interactie is en de avond volledig uit eenrichtingsverkeer van het bestuur bestaat, komen leden de volgende keer misschien wel niet meer.. Want wat hebben ze er dan zelf aan gehad?

Tip 4: benadruk gezamenlijke verantwoordelijkheid

Maak leden ervan bewust dat het draaiende houden van de vereniging een gezamenlijke verantwoordelijkheid is. Het vinden van nieuwe vrijwilligers, het maken van keuzes en het in gang zetten van veranderingen is dus niet alleen in het belang van het bestuur, maar in het belang van álle leden! Kunnen jullie niet voldoende bestuursleden vinden, dan hebben jullie met z’n állen een probleem. De toekomst en het bestaansrecht van de club staat dan immers op de tocht! Wil niemand in de activiteitencommissie, dan is daar blijkbaar geen behoefte aan. Toch wel? Dan staan er binnenkort ongetwijfeld mensen op om e.e.a. te gaan organiseren. Maak deze gedeelde verantwoordelijkheid op een prettige manier duidelijk. Breng dit punt als een eyeopener, en niet als slinkse manier om druk uit te oefenen op mensen. Vergroot de betrokkenheid en het gezamenlijke verenigings- en verantwoordelijkheidsgevoel!

Tip 5: realiseer je dat een ALV niet het enige inspraakmoment hoeft te zijn

Natuurlijk, een ALV is statutair gezien het jaarlijkse inspraakmoment. En je wil dat er genoeg mensen zijn om te stemmen. Maar creëer als bestuur ook andere manieren en momenten waarop leden ideeën of kritiek kunnen delen en dus – hoewel in minder formele zin – hun stem kunnen laten horen. Dat er op de ALV relatief gezien weinig mensen zijn hoeft dus niet persé een slecht teken te zijn; zo lang je als bestuur maar weet wat er speelt en contact hebt met je leden!